A mai digitális korban a vállalkozások hatalmas mennyiségű dokumentumot generálnak és kezelnek. Legyen szó szerződésekről, számlákról, nyugtákról vagy más fontos nyilvántartásokról, a hatékony dokumentumkezelés elengedhetetlen a sikeres vállalkozás működtetéséhez. Szerencsére ma már vannak olyan szolgáltató vállalkozások, amelyek a hagyományos és elektronikus dokumentumkezelési megoldásokra szakosodtak, akik segítenek más cégeknek a dokumentumok hatékony és biztonságos kezelésében.
Milyen kihívásai vannak a dokumentumkezelésnek?
A dokumentumkezelés nem mentes a kihívásoktól. Az egyik leggyakrabban előforduló hiba, amivel a vállalkozásoknak szembe kell nézniük, az az elveszett vagy rossz helyre került papíralapú dokumentumok. A fizikai iktatási rendszerek esetében könnyen előfordulhat, hogy a dokumentumok elvesznek vagy rossz helyre keverednek. Egy másik óriási probléma, az információk megtalálásának nehézsége, különösen akkor, ha azokat több helyen vagy különböző formátumban tárolják. A biztonság szintén aggodalomra ad okot, mivel a vállalkozásoknak biztosítaniuk kell, hogy az érzékeny információk védve legyenek az illetéktelen hozzáféréstől.
Milyen hagyományos dokumentumkezelési folyamatok vannak?
A dokumentumkezelés hagyományos módja fizikai iktatórendszerekből és kézi folyamatokból áll. A fizikai iktatórendszerek karbantartása időigényes lehet és mindig fennáll a dokumentumok elvesztésének vagy elkeveredésének kockázata. Fizikai iktatási rendszer használata esetében kihívást jelenthet a dokumentumok megosztása.
Elektronikus dokumentumkezelési folyamatok
Az elektronikus dokumentumkezelés számos előnyt kínál a hagyományos dokumentumkezeléssel szemben. Az elektronikus rendszerekkel a vállalkozások bárhonnan gyorsan és egyszerűen hozzáférhetnek a dokumentumaikhoz a lényeg, hogy legyen internetkapcsolat. Ez hozzájárul az együttműködések javításához és a hatékonyság növeléséhez. Emellett az elektronikus rendszerek jobb biztonsági funkciókat kínálnak, például hozzáférés-ellenőrzést és ellenőrzési nyomvonalakat. A felhőalapú rendszerek különösen költséghatékony és skálázható megoldást kínálnak a vállalkozásoknak, így a folyamatokat egyedi igényekhez lehet igazítani.
Függetlenül attól, hogy a vállalkozások hagyományos vagy elektronikus dokumentumkezelő rendszert használnak-e, számos olyan bevált gyakorlat létezik, amely segíthet nekik a dokumentumok hatékonyabb kezelésében. Ezek közé tartozik a szabványosított elnevezési és iktatási rendszer létrehozása, a folyamatok automatizálása és az elektronikus dokumentumok rendszeres biztonsági mentése.
Hogyan segíthetnek a szolgáltató cégek?
Szolgáltató cégek fő feladata, hogy segítsenek a vállalkozásoknak a hatékony dokumentumkezelési folyamatok bevezetésében és kezelésében. Jellemzően szolgáltatások széles skáláját kínálják, többek között informálnak a fizikai dokumentumtárolástól és -visszakeresésről, de más elektronikus dokumentumkezelési megoldásokat is javasolnak. Együttműködnek a vállalkozásokkal és megoldásaikat képesek egyedi igényekhez igazítani.