A digitalizáció ellenére a mai napig cégek tízezrei számára nélkülözhetetlenek az iratrendezők, mivel sokszor előfordulhat, hogy bizonyos idő után egy-egy paksamétát elő kell venni. Ilyenkor jön jól a megfelelő rendszerezettség, hiszen könnyen el lehet veszni a felhalmozott papírrengetegben.
Az iratrendezés a modern irodai munkavégzésnek elengedhetetlen része, hiszen segít fenntartani a rendet, ezáltal pedig a hatékonyságot. Az iratrendezők megkerülhetetlen eszközök ebben, mivel lehetővé teszik a dokumentumok átlátható és rendszerezett tárolását.
Milyen funkciója lehet még az iratrendezőnek?
Az iratrendezőknek azonban van egy másik alapvető funkciója, mégpedig az, hogy megvédjék a bennük tárolt papírokat különböző külső káros hatásoktól. Ez magába foglalja a fizikai sérüléseket, mint például a szakadást vagy gyűrődést, amelyek könnyen előfordulhatnak, ha a dokumentumok szabadon hevernek az irodában. Az iratrendezők védelmet nyújtanak a szennyeződésekkel, porral, véletlen balesetekkel, vízfoltokkal szemben is.
Végső soron az iratrendezők lehetőséget adnak arra, hogy áttekinthető módon felmatricázzuk őket, így akár ABC, vagy kronológiai sorrendben is eltárolhatóak a számunkra fontos dokumentumok. Ez leginkább akkor jön jól, amikor hirtelen elő kell keresni egy iratot, vagy, ha személyváltozás történik a cég életében és egy új kollégának kell megtanulnia a dokumentumtárolási rendszert.
Szükség esetén további alcsoportok is kialakíthatóak az iratrendezők között. Az igazi profik különböző színű lefűzős, vagy bújtatós mappákat használnak azért, hogy ránézésre, a címke elolvasása nélkül tudják, hogy mi a tartalmuk. Ez főleg jól jön akkor, amikor rengeteg nyomtatványt kell fiókokban, vagy polcokon tárolni, hiszen sokkal áttekinthetőbbé válnak a papírhalmazok.
A legjobb megoldás az, ha egy vállalkozás kialakítja a számára legideálisabb gyakorlatot az iratrendezés terén. Ehhez ma már profi és megfizethető eszközök állnak rendelkezésre, amelyek megkönnyítik a nyomtatványok archiválását. Amennyiben pedig belefulladnánk a papírhegyekbe, érdemes elgondolkodni a digitalizáción, mivel költséghatékonyabb és a bolygónk számára is fenntarthatóbb módot jelent.