A vállalkozások életében mindig jelen van számos adminisztrációs tevékenység. A feladatok egyik részét jogszabályok határozzák meg, a másik nagy részét pedig a partnerekkel történő kapcsolattartás jelenti. Ezeket a feladatokat korábban mindig egy céges irodában végezték el, a dokumentumok kezeléséhez rengeteg papírt használtak, hosszú ideig tartott, és gyakran több személy is foglalkozott vele. Az elmúlt évtizedekben azonban jelentős technológiai fejlődés történt, elterjedt a számítógépek, lap – topok, okos telefonok, és a tabletek használata is. Az internetről nem is beszélve. Ez a sok újdonság jelentősen átalakította a cégek életét is.
Milyen új lehetőségeket ad a digitális technológia a cégek számára?
Ezek a kommunikációs eszközök változatosabbá tették a munkát. A telefon és a levél mellett újabb kapcsolatteremtési lehetőségeket, azonnali szöveges üzenetek írását, fogadását és megválaszolását teszik lehetővé és áthidalták az idő eltolódásból eredő problémákat is. Az elektronikus és digitális dokumentumok pedig háttérbe szorították a nyomtatványokat, emellett lényegesen átalakították a cégek életét, befolyásolják a munkaszervezést is, de az irodák szerepe és funkciója is megváltozott. Ma már lehetőség van irodák fenntartása nélkül is vezetni egy vállalkozást. Használhatják a virtuális irodákat is.
Milyen szolgáltatásokat nyújt a virtuális iroda?
A virtuális irodában elvégzik azokat a feladatokat, amelyek a legtöbb cégnél a titkárság hatáskörébe tartoznak. Emellett lehetőség van egy egy feladat végrehajtására is. Ilyen például a vállalati telefon és posta kezelése, amelyhez hozzá tartozik természetesen az e-mail küldés és fogadás is, de nyomtatási, fénymásolási szolgáltatások is igénybe vehetőek.
Mikor érdemes virtuális irodával együtt működni?
Ha kizárólag a munkájára szeretne koncentrálni, és nem akarja a napi feladatait az adminisztrációs kötelezettségekkel félbe szakítani illetve adminisztrátort sem akar alkalmazni.
Kiváló megoldást jelent akkor is, ha ön sokat utazik, de abban az esetben is, ha a vállalkozásának olyan külföldi érdekeltségei is vannak, amelyek miatt több településen is adminisztrációs feladatokat kell végrehajtani.