Hogyan csökkenthetjük a papírszemetet egy irodában?
Az irodai munka során a papírhasználat szinte elkerülhetetlennek tűnik, mégis számos módszer létezik a papírszemét mennyiségének csökkentésére. Egy iroda zöldítése nem csak a környezettudatosság miatt meghatározó, ugyanis gazdaságosság és hatékonyság szempontjából is előnyös lehet.
Az első és legfontosabb lépés a papírhasználat tudatosítása. Sokszor van az, hogy az irodai dolgozók nincsenek tudatában annak, mekkora mennyiségű papírt pazarolnak el feleslegesen. Egy alapos felmérés segítségével megállapítható, hogy melyek azok a folyamatok, ahol a papírhasználat elkerülhető vagy minimalizálható.
Milyen változásokat hozhat a digitalizáció?
A digitális dokumentumkezelés kiépítése egy lényeges stratégia, ami jelentős mértékben képes csökkenteni a papírfelhasználást. A dokumentumok digitalizálása a tárolás és az archiválás kapcsán is megkönnyebbülést jelent, ráadásul lehetővé teszi a papírmentes kommunikációt és a gyorsabb, hatékonyabb dokumentumforgalmat is.
Az irodai kultúra átalakítása során kulcsfontosságú, hogy a dolgozókat bevonjuk a folyamatba. Amennyiben mindenki tisztában van azzal, milyen fontos szerepet játszik a környezettudatos iroda kialakításában, úgy a szemléletváltás sokkal zökkenőmentesebbé válik. Az oktatás és a folyamatos tájékoztatás révén a dolgozók maguk is aktív résztvevői lesznek a változásnak.
A papírmentes kommunikációra való áttérés kiterjedhet a vállalat ügyfeleivel és partnereivel való kapcsolattartásra is. E-mail, elektronikus aláírás és online projektkezelő eszközök használata csökkentheti a papíralapú ügyintézés szükségességét.
A nyomtatási szokások megváltoztatása szintén hozzájárulhat a papír felhasználásának csökkentéséhez. A kétoldalas nyomtatás, a tervezetek nyomtatásának mellőzése vagy a betűméret és a margók optimalizálása jelentős papírmegtakarítást eredményezhet.
A feleslegessé vált papírok újrahasznosítása is fontos eleme a folyamatnak. Amennyiben elkerülhetetlen a nyomtatás, a használt papírokat érdemes gyűjteni és megfelelő újrahasznosító központba továbbítani.
Nem utolsó sorban a papír beszerzése is igényel környezettudatos hozzáállást. Amennyiben a nyomtatás elkerülhetetlen, úgy célszerű az irodaszerellátás újrahasznosított vagy fenntartható forrásból származó típusút választani. Ez a papírszemét mennyiségének csökkentésében játszik jelentős szerepet, de a termelési folyamatok környezeti terhelését is mérsékli.
Az irodai papírszemét csökkentése tehát egy többrétű folyamat, mely a tudatosítástól kezdődően az operatív változtatásokon keresztül, átnyúlik egészen a vállalati kultúra átalakításáig. Egy ilyen folyamatban meghatározó szerepe van a gyakorlati lépéseknek, de a hozzáállás és a mindennapi szokások megváltoztatásának szükségessége is kiemelkedő.
